Zespoły zadaniowe, jako obiekt zainteresowania naukowego, były przedmiotem analiz począwszy od badań Hawthorne Western Electric Company w USA (Kożusznik, 2011). Grupa zadaniowa, rozumiana również jako zespół zadaniowy, jest definiowana jak zbiór ludzi utrzymujących regularnie interakcje ukierunkowane na osiągnięcie określonego celu (Schermernhorn, 2008). Grupy tego typu często mają charakter formalny. Są powoływane w określonym celu a po jego realizacji najczęściej są rozwiązywane. O tym jak ważne w procesie pracy są zespoły zadaniowe, stanowią następujące dane: 85% firm zatrudniających co najmniej 100 osób deklaruje, że wykorzystuje w pracy działania zespołowe (Chmiel, 2007). Z kolei polskie badania wskazują, iż zespoły zadaniowe są powoływane w każdym typie przedsiębiorstw ze względu na wielkość: duże przedsiębiorstwa – 100%, średnie – 92,1% i małe 77,8% (Lichtarski, 2011). W nowoczesnych organizacjach już nie indywidualne osoby, lecz właśnie zespoły i ich praca oparta na zaangażowaniu i poświęceniu wpływa na wyniki działalności firmy (Armstrong, 1996).

Zespoły zadaniowe – opis

Istotą zespołów zadaniowych (Mintzberg, 1979) jest ich tworzenie w oparciu o ciągłe dostosowanie, brak hierarchii organizacyjnej oraz brak ustalonych wzorców działania, co skutkuje rozmyciem tradycyjnych członów organizacji i elastyczniejszym działaniem. Praca zespołowa jest odpowiedzią na wyzwania rynku i zmieniającego się otoczenia. Jakkolwiek narodziła się kilka dekad temu to nadal jest uważana za względnie nową strukturę organizacyjną (Lichtarski, 2011). Nie ma jednej definicji pozwalającej na jednoznaczne zdefiniowanie pojęcia struktury zadaniowej, aczkolwiek badacze tych struktur wskazują na pewne elementy szczególne, które wyróżniają je od tradycyjnych struktur organizacyjnych.

Zespoły zadaniowe – charakterystyka

Za najważniejsze własności zespołów zadaniowych uznawane są (Lichtarski, 2011):

• Koncentracja na konkretnym celu i powoływanie do realizacji konkretnych zadań – zespoły zadaniowe są tworzone, by rozwiązać określony i zdefiniowany problem, którym się zajmują a osoby zaangażowane w realizację zadania mają jedynie ogólnie określony obszar działalności w ramach którego realizują swoje obowiązki.
• Tymczasowy charakter elementów organizacyjnych i relacji – stanowiska pracy tworzone w ramach zespołu mają tymczasowy charakter. Wynika z tego brak ściśle przypisanych obowiązków, uprawnień i zasobów oraz swoboda w tworzeniu tymczasowych powiązań między stanowiskami. Podejście takie pozwala na płynne dostosowanie do zmieniających się sytuacji i potrzeb. Zespoły zadaniowe tworzone są jedynie na czas realizacji zadania i są rozwiązywane natychmiast po jego ukończeniu.
• Zmienność składu uczestników – zespoły zadaniowe dopuszczają zmienność składu co oznacza, iż poszczególne osoby przestają być uczestnikami zespołu zaraz po wykonaniu swojej pracy.
• Nieścisły i płynny podział pracy – funkcjonowanie zespołów zadaniowych oparte jest na regułach odpowiadających założeniom modelu organicznego, co jest równoznaczne z tym, iż przeważają w nich przedsięwzięcia o charakterze całościowym. Podział pracy w ramach zespołu nie jest ściśle określany. Ma płynny charakter i jest na bieżąco dostosowywany.
• Brak autorytetu formalnego – zespoły zadaniowe często charakteryzują się wielością i przechodniością ośrodków władzy. Zakłada się tutaj odejście od tradycyjnej hierarchii jako mechanizmu porządkowania na rzecz heterarchii definiowanej jako równoległość i zmienność ośrodków władzy. Określa ona równoczesne istnienie wielu ośrodków decyzyjnych oraz odejście od biurokratycznego dystansu władzy i wszechwiedzy ze strony zarządzających.
• Niski stopień standaryzacji i formalizacji działań – tymczasowość realizowanych przez zespoły zadaniowe działań oraz ich niepowtarzalny i często unikatowy charakter utrudnia, czy wręcz uniemożliwia opracowanie i wdrożenie procedur określających szczegółowy sposób pracy poszczególnych członków zespołu. Wiąże się to zatem z koniecznością odrzucenia standaryzacji na rzecz zwiększenia możliwości dostosowania się do sytuacji oraz skrócenia czasu reakcji w zmieniającym się środowisku. Zadania realizowane przez tymczasowe zespoły zadaniowe utrudniają, czy wręcz uniemożliwiają opracowanie i wdrożenie procedur i regulacji określających szczegółowy sposób działania poszczególnych członków zespołu.
• Zróżnicowanie i asymetria – założenie dotyczące pracy zespołów zadaniowych wskazuje, iż te same przedsięwzięcia przy podobnych warunkach zewnętrznych mogą być równie skutecznie realizowane są przez różne pod względem budowy, umiejscowienia, pochodzenia i składu zespoły. Zakłada się tutaj wiele równie skutecznych sposobów działania.

Zespoły zadaniowe – klasyfikacja

W literaturze przedmiotu nie ma jednej, powszechnie przyjętej klasyfikacji zespołów zadaniowych a prezentacje ich koncepcji różnią się między sobą w zakresie stosowanych kryteriów podziału, liczebnością wyróżnionych rodzajów, terminologią czy kompleksowością ujęcia (Bieniok i Rokita, 1984; Holpp, 2001; Lock, 2009; Markowska, 2012; Robbins i DeCenzo, 2002). W literaturze polskiej jednym z bardziej syntetycznych ujęć jest typologia Lichtarskiego (2011), w której dzieli on zespoły ze względu na osiem niezależnych kryteriów:

• Sfera działalności – zespoły dzielone są na wykonawcze (zorientowane na wykonanie określonego zadania), zarządzające (sprawowanie funkcji regulacyjnych w ramach określonych przedsięwzięć) i wspierające (wykonujące działania doradcze i oceniające);
• Charakter wykonywanego działania – w obrębie tego kryterium wyróżnia się zespoły do zadań bieżących (wykonują zadania związane z codziennym funkcjonowaniem firmy), rozwojowych (powoływane są do zadań o rozwojowym i nowatorskim charakterze);
• Powtarzalność występowania zespołu – ze względu na tą kategorię tworzone są zespoły doraźne (powoływane do realizacji nieprzewidzianych zadań lub rozwiązania niespodziewanych problemów), okresowe (powoływane do realizacji zdań powtarzalnych i przewidywalnych), uśpione (stanowią połączenie zespołów okresowych i doraźnych – są to zespoły przygotowywane do działania w przypadku pojawienia się określonych sytuacji i rozpoczynające działanie w momencie ich wystąpienia);
• Zakres specjalizacji zespołu – określa różnorodność zadań realizowanych przez zespół. Jest tym większa, im więcej różnorodnych zadań on realizuje. Specjalizacja jednorodna polega na realizowaniu zadania w ramach określonego obszaru funkcjonalnego lub określonej dziedziny. Łączy uczestników posiadających wiedzę i kwalifikacje w ramach danego obszaru, operujących wspólnym językiem i reprezentujących podobny punkt widzenia oraz jednorodne środowisko zawodowe. Natomiast różnorodna specjalizacja dotyczy powoływania zespołów do realizacji przekrojowych i złożonych przedsięwzięć. Takie zespoły składają się z osób z różnych obszarów funkcjonalnych, reprezentujących różne środowiska zawodowe;
• Pochodzenie uczestników – odnosi się do rekrutacji osób do danych zespołów co skutkuje wyszczególnieniem zespołów wewnętrznych (składających się wyłącznie z pracowników na stale zatrudnionych w danej organizacji) i międzyorganizacyjne (składających się z członków różnych organizacji);
• Zmienność składu uczestników – w trakcie zadania może następować zmiana składu zespołu w związku z czym do tej podkategorii należą zespoły o stałym składzie (realizują całość zadania w niezmiennym składzie), zespoły o zmiennym składzie (poszczególni członkowie przestają być uczestnikami zespołu po wykonaniu swojej pracy, a w ich miejsce powoływane są osoby realizujące dalsze kroki realizacji zadania);
• Sposób kierowania zespołem – ze względu na tą kategorię wyróżnia się zespoły z wyszczególnionym stanowiskiem kierowniczym (powoływana jest osoba odpowiedzialna za kierowanie pracą podległych pracowników, planowanie i podział pracy, motywowanie i sprawowanie nadzoru), zespoły z rozbudowaną strukturą wewnętrzną (funkcje kierownicze podzielone są pomiędzy kierowników różniących się rangą i zakresem kompetencji), zespoły samokierujące (nie ma tu formalnie powołanego kierownika, uczestnicy sami dzielą między siebie pracę i koordynują własne działania wspólnie odpowiadając za przebieg realizacji całego zadania);
• Wykorzystane formy i środki komunikacji – kryterium to dzieli zespoły ze względu na dominujący sposób komunikowania się jego członków. Wyróżnia się tutaj zespoły tradycyjne (wymiana informacji odbywa się poprzez bezpośrednie kontakty w formie spotkań, narad i rozmów), wirtualne (skupiają jednostki rozproszone geograficznie, nie mające ze sobą bezpośredniego kontaktu i komunikujące się przede wszystkim za pomocą ICT).

Cytowane prace

Armstrong, M. (1996). Zarządzanie zasobami ludzkimi: strategia i działanie. Kraków: Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu.

Bieniok, H. i Rokita, J. (1984). Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa. Warszawa: Państwowe Wydawnictwo Naukowe.

Chmiel, N. (2007). Psychologia pracy i organizacji. Gdańsk: Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne.

Holpp, L. (2001). Jak kierować zespołami. Warszawa: Wydawnictwo RM.

Kożusznik, B. (2011). Zachowania człowieka w organizacji (wyd. 3). Warszawa: Polskie Wydawcnictwo Ekonomiczne.

Lichtarski, J. M. (2011). Struktrury zadaniowe. Składniki, własności i uwarunkowania. Wrocław: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.

Lock, D. (2009). Podstawy zarządzania projektami (wyd. 2). Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.

Markowska, E. (2012). Budowa zespołu. W R. Rutka i P. Wróbel (Redaktorzy), Organizacja zachowań zespołowych(strony 74-112). Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.

Mintzberg, H. (1979). The structuring of organizations. Englewood Cliffs: Prentice-Hall International.

Robbins, S. i DeCenzo, D. (2002). Podstawy zarządzania. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.

Schermernhorn, J. (2008). Zarządzanie. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.

Artykuł stanowi fragment pracy doktorskiej „Wybrane uwarunkowania efektywności wykonywania zadań w samokierujących zespołach zadaniowych o specjalizacji jednorodnej”, autorstwa dr Piotra Pudło.

Interesujesz tym, co sprawia, że przedsiębiorcy osiągają sukcesy? Zobacz co proponuje Indeks Potencjału Przedsiębiorczości.